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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Ausschreibung: Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Die Stiftung Ernst-Reuter-Archiv ist eine treuhänderische Stiftung bürgerlichen Rechts, die an das Landesarchiv Berlin angebunden ist. Benannt nach dem ersten Regierenden Bürgermeister von Berlin, Ernst Reuter (1889-1953), besteht ihre Kernaufgabe in der Forschung zur Stadtgeschichte vom 19. Jahrhundert bis in die Gegenwart. Die parteipolitisch unabhängige Stiftung bewegt sich mit ihren Themen an einer wichtigen Schnittstelle von Wissenschaft, Medien, Öffentlichkeit und Politik.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung und zur Verstärkung unseres engagierten Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) mit 50 % der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit

Ihre Aufgaben:

  • Sie planen und leisten die Büroorganisation der Stiftung mit allgemeinen Sekretariatsaufgaben. Darunter fallen unter anderem: Terminplanung, Korrespondenz, Postbearbeitung, Aktenführung, Zusammenarbeit mit Stakeholdern, Reiseplanung, Fristenkontrolle, Einladungsmanagement, Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
  • Sie bereiten selbstständig die Gremienarbeit der Geschäftsführung vor
  • Sie verwalten und überwachen die Haushalts- und Drittmittel der Stiftung
  • Sie koordinieren und überwachen das Bestell- und Rechnungswesen der Stiftung
  • Sie leisten unterstützende Hilfe bei der Personalverwaltung, insbesondere bei der Kontrolle und Organisation der Abwesenheiten und Urlaubsplanung der Mitarbeiter*innen

Ihr Profil:

  • Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder Kauffachkraft für Büromanagement oder über vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen
  • Wir erwarten gründliche und vielseitige Verwaltungskenntnisse, mehrjährige Erfahrung mit administrativen Aufgaben sowie Verständnis für komplexe Arbeitszusammenhänge in einem wissenschaftlichen Berufsumfeld
  • Sie zeichnen sich durch Organisationsfähigkeit und Eigeninitiative aus
  • Sie sind flexibel
  • Sie haben sehr gute Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen
  • Sie beherrschen die deutsche Sprache sicher in Wort und Schrift und haben gute Englischkenntnisse
  • Teamfähigkeit, Loyalität, Diskretion und Zuverlässigkeit setzen wir als selbstverständlich voraus

Wir bieten Ihnen:

  • eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit einer kollegialen und spannenden Arbeitsatmosphäre in einem kleinen Team mit viel Gestaltungsspielraum
  • einen unbefristeten Arbeitsvertrag in Teilzeit (50 %) mit einer Bezahlung in Anlehnung an Entgeltgruppe 8 TV-L Land Berlin
  • flexible und familiengerechte Arbeitszeitmodelle sowie mobiles Arbeiten, sofern es die dienstlichen Erfordernisse zulassen
  • geförderte Fort- und Weiterbildungen
  • einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in den Räumen der Stiftung

Die Stiftung Ernst-Reuter-Archiv fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern; wir freuen uns deshalb über die Bewerbungen von Frauen. Schwerbehinderte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Stiftung Ernst-Reuter-Archiv, c/o Landesarchiv Berlin, Eichborndamm 115-121, 13403 Berlin